UNA CONSULTORÍA EFECTIVA

En las organizaciones públicas, privadas, trasnacionales, con fines de lucro, sin fines de lucro, en fin, en toda organización, es imprescindible contar con estructuras que faciliten la coordinación de las actividades y el control de las acciones de sus integrantes. Cada decisión, proyecto y programa que se asuma, debe estar siempre adecuado al marco de la Organización, permitiendo a la institución cumplir sus políticas, procedimientos y reglas de modo que el accionar de la organización se acerque lo más posible a sus objetivos y metas que, por supuesto, deben ser claros y precisos.

Esas Organizaciones Humanas se mantienen en la búsqueda permanente de mejoras y en lograr que los individuos, equipos y por ende la propia organización como un todo, funcione mejor.

Esto implica un trabajo arduo aplicado con diligencia y constancia a lo largo del tiempo, un enfoque sistémico orientado a metas y un conocimiento válido acerca de la dinámica de la organización y de la forma de cambiarla, en donde el sentido común es factor de peso.

Al momento de la definición de cuál es la consultoría o el modelo que debemos seguir, clásico o aplicado a la vida moderna, es cuando decidimos no complicarnos con un tema intangible que no es fácil de digerir.

Basados en nuestra experiencia en esta área, les comento a continuación algunas recomendaciones de qué debemos hacer para poder optar por la implantación de un cambio planeado en la organización con la ayuda de una empresa Consultora Externa.

Veamos, lo primero es estar claro con algunos conceptos que le permitirá a la organización comunicarse con los agentes externos o consultores (si ese es el caso) y definir el modelo o marco metodológico a aplicar para lograr el cambio:

Cambio: Palabra clave. Considera redefinir creencias, actitudes, valores, estrategias y prácticas para que la organización pueda evolucionar y adaptarse.

Capacitación: Desarrollo de los conocimientos, competencias, habilidades, actitudes y comportamientos que sirven tanto al empleado como a la organización para enfrentar futuros retos.

Consultor: Responsable junto con la alta directiva, de llevar a cabo el programa de cambios. Coordina y estimula el proceso. También se le conoce como agente de cambio.

Cultura: Valores, hipótesis, creencias que tienen en común los miembros de la organización y que modelan la forma en la perciben, piensan y actúan.

Desarrollo:Criterio de eficiencia que se refiere a la capacidad de una organización para incrementar su capacidad de reacción ante presiones presentes o previstas.

Modelo:Arquetipo o punto de referencia para imitarlo o reproducirlo.

Organización:Cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales diseñado para llevar a cabo las políticas de la institución, o precisando mejor, los programas que tales políticas inspiran.

Entrenamiento: Familiarizar al trabajador con el propósito, naturaleza, características, funciones y procedimientos del cargo en aras de la mayor eficiencia en la ejecución.

Intervenciones: Herramientas o medios de los que se vale el desarrollo organizacional, para llevar a cabo el cambio planeado.

Sistema Cliente: Organización donde se lleva a cabo el proceso del desarrollo organizacional.

La condición esencial de cualquier programa de cambio, es la de que alguien en una posición estratégica en la organización sienta la necesidad de modificación y se comprometa con su mejora.

En resumen, estamos hablando de Desarrollo Organizacional (DO) y cuando se habla de DO encontramos que existen un sin número de variaciones en los enfoques de los muchos autores de DO; cada uno desarrolló una metodología diferente y específica que permite combinaciones variadas, según los tipos de problemas organizacionales involucrados y el estilo de trabajo y de consultoría diseñado. Igualmente, las empresas dedicadas a la consultoría han optado por diseñar su propia metodología o modelo de trabajo, tomando elementos relevantes de diferentes autores. A continuación, algunos de estos modelos.

Modelos de Desarrollo Organizacional.

Modelos de Cambio (Kurt Lewin)

Según este autor, el cambio es una modificación de fuerzas que mantienen el comportamiento de un sistema estable. Es el producto de dos tipos de fuerza, las que ayudan a que el cambio se produzca y las que se resisten a que el cambio se produzca.

Si ambas fuerzas están equilibradas se mantiene los niveles actuales de comportamiento. Es necesario incrementar las fuerzas que propician el cambio o disminuir las fuerzas que lo adversa o impiden.

Modelo de Planeación (Lippitt, Watson, Westley)

Define las etapas de cambio planeado y sus principales conceptos giran en torno a:

1-Toda la información debe ser libremente compartida entre la organización y el agente de cambio
2-Esta información es útil, si y sólo si puede ser convertida en planes de acción

Modelo de Investigación Acción

Este modelo considera el cambio planeado como un proceso cíclico que involucra colaboración entre los miembros de la organización y los expertos (agentes de cambio).

Insiste en la recopilación de datos y diagnóstico antes de la acción, planeación e implantación y además es cuidadoso en la evaluación de los resultados de aplicar la acción.

Modelo Cíclico

Este es un modelo con un enfoque cíclico producto de la adaptación de modelos anteriores y se compone de 7 pasos básicos que abarcan desde la identificación del problema, acción y evaluación.

Modelo de Cambio Planeado (Faria Mello)

Igual que los modelos anteriores, este modelo se divide en tres fases.
Una primera fase en donde se fusionan el primer contacto, el contrato y la entrada
Una segunda fase en la que se realiza un sondeo entre cliente, consultor y situación, estableciendo el conjunto de compromisos mutuos, Sistema – meta con la definición de ¿dónde? Y ¿cómo comenzar? Y, una tercera fase donde se debe someter a revisiones periódicas ya que la relación cliente – consultor “sobre la marcha” puede necesitar modificaciones.

Existen modelos de consultoría relacionados con cambios estructurales (métodos de trabajo, productos, organización, ambiente). Modelos relacionados con cambios en el comportamiento (desarrollo de equipos, análisis transaccional, confrontaciones, conflicto intergrupal, sensibilidad). Modelos que resultan de la combinación de los dos anteriores.

Existen también diferencias importantes en los modelos, influenciados por la orientación que mueve a la organización a contratar una consultoría externa por ejemplo:

Adquirir un servicio experto donde se supone que el gerente ha diagnosticado correctamente su necesidad, la ha comunicado correctamente al consultor, evaluó con precisión la capacidad del consultor y, ha pensado en las consecuencias de los cambios.

El gerente lleva un consultor para que “revise” y descubra si hay un área que no está funcionando bien (se deja mucho poder en manos del consultor). Aquí se supone que el cliente ha identificado acertadamente, qué parte del grupo está enfermo y, que el “paciente” Revele la información precisa; acepte el diagnóstico y la receta. A esto se le llama Médico – Paciente.

Cuando el consultor ayuda al cliente a percibir y actuar sobre los hechos del proceso en donde; El consultor estructura la relación, ayuda a solucionar el problema, el cliente participa en el diagnóstico y la búsqueda de soluciones, además el consultor debe ser un experto en relaciones humanas (no en el problema particular del cliente). A esto se le llama consultoría de procesos.

Concluyendo, pudiéramos calificar el desarrollo de las organizaciones como programas educativos de largo plazo en donde el producto principal es mejorar los procesos de solución de problemas con la ayuda de agentes externos (consultores) apoyados en metodologías adaptadas a la organización y tecnología adecuada que permita a las instituciones enfrentar el cambio total o parcial que pudiera suceder en ellas.

La cultura organizacional de cada organismo es diferente, podemos decir que poseen personalidad propia, traduciéndose que los modelos existentes no aplican como un patrón que encaje en todas las instituciones. El consultor debe estar capacitado para aplicar el modelo o la combinación de modelos que se adapte al perfil de la organización, permitiendo adaptar la teoría a la práctica.

Sin embargo es condición primordial para que un programa de cambio se inicie y mantenga hasta lograr el éxito, que exista alguien posicionado estratégicamente en la organización, sintiendo la necesidad de modificación.

A manera de recomendación hay que crear y desarrollar una actitud y mentalidad abierta a los cambios y una actitud que permita acoger buenas iniciativas, así como identificar y desechar las malas.

Luego de tener esta idea de lo que puede ser el enfoque de la consultoría, comentaré, en una próxima entrega, sobre el enfoque organizacional más efectivo.