El modelo de información de Planificación y Presupuesto

Desde el punto de vista del manejo de la información, el modelo del control de gestión pública utilizado actualmente apunta a la confluencia de tres grandes flujos de información que de forma armonizada e integrada facilitan el análisis comparativo entre lo planificado física (o el “que hacer”) y financieramente (“con cuanto”) versus lo realmente realizado y gastado.

Surgen varias consideraciones a tomar en cuenta en la construcción del modelo. La primera es la temporalidad en que ocurren los eventos que lo alimentan.

Los planes de la nación son lineamientos estratégicos definidos por el Gobierno Nacional con un horizonte de varios años.
Los Planes Operativos Anuales son construidos por cada Organización basados en su razón de ser y alineados a los Planes de la Nación. Estos “POA” se construyen con un horizonte de un año pero comienzan a ser diseñados seis meses antes de su aprobación y de comenzar a ejecutarlos.
La dificultades básicas para hacer de este modelo un instrumento de evaluación continua que sirva eficientemente al fin para que el fue creado son:

a) El largo tiempo transcurrido entre el momento
de diseñar el plan y la ejecución real

b) Los elementos de integración o “conectores” de los distintos elementos para la base del análisis no se construyen perfectamente acoplados unos de otros

c) Los mecanismos manuales para mantener sincronizados el nivel de detalle de lo que se está haciendo en el día a día y las metas y recursos planeados más de seis meses antes de su ejecución son tan complejos que se opta por mantener el día a día y eliminando la sincronización entre ambas fuentes de información

Esto trae como consecuencia que, por lo general, los POA en las organizaciones se consideran y manejan como un tramite obligatorio para obtener los recursos presupuestarios y comenzar las operaciones anualmente pero se pierde la gran oportunidad de evaluar, rectificar y aprovechar el valor de esa información en beneficio de la Organización, el Estado y los Ciudadanos que se benefician de la gestión eficiente de sus Organismos Públicos.KENTRON replicó este modelo en KERUX y la aplicación del POA facilitando la solución a los problemas típicos que se tienen en la aplicación manual del modelo de muchas Organizaciones:

a) Tanto al nivel del Plan como al de la ejecución se establece la conexión entre la estructura del trabajo a realizar o “WBS” y la estructura organizativa encargada de ejecutar ese trabajo u “OBS”

b) La construcción del Plan Operativo Anual se realiza de forma sencilla y consistente utilizando las ayudas y validaciones que da la aplicación.

c) Los ejercicios de creación de versiones del POA se automatizan posibilitando la elaboración de varios escenarios a ser presentados a la consideración de las autoridades

d) Lo que se define en la versión del POA aprobada, es lo que pasa a ser la base de control del presupuesto de gastos, automáticamente. En ese proceso se establecen los lazos o conectores inquebrantables entre los elementos de control presupuestario y la estructura del POA.

e) El módulo de presupuesto garantiza que se ejecute lo que se definió en el POA, al mismo nivel de detalle y dentro de los limites ahí establecidos

f) Cualquier variación presupuestaria retroalimenta al POA
Los beneficios que se obtienen de esta implementación son múltiples. Desde el proceso de planificación hasta la evaluación de los indicadores de eficiencia, eficacia y productividad se hacen de forma integrada, automatizada, consistente. Generando valor a las operaciones administrativas y elevando el nivel de aprovechamiento del gran caudal de información que se genera para lograr los mejores rendimientos.

Agustin Botana

Director ejecutivo

abotana@kentron.com.ve