¿
AUTOMATIZAR TODO?

Sí, automatizar todo es lo primero que viene a la mente cuando se piensa en mejorar y simplificar los procesos, integrar procesos internos, ahorrar tiempo y dinero a través de los sistemas de información. Para ello debemos partir del principio que todo proceso puede automatizarse.

La palabra automatización proviene de la palabra griega automatos, que significa “semejante a la forma en que tu mente trabaja” o actuación propia. Automatización es el uso de una máquina o mecanismo diseñado para seguir un patrón determinado y una secuencia repetitiva de operaciones respondiendo a instrucciones predeterminadas, sustituyendo el esfuerzo físico humano o la rutina por la observación o toma de decisiones. En nuestro caso, cuando hablamos de automatización nos referimos a la automatización del proceso de flujo de la información a través de la utilización de sistemas de información (programas o software).

Pero… qué debemos automatizar? Por dónde empezar?

Cualquier proceso de negocio, simple o complejo, cuyo flujo y control sean críticos para la eficiencia de una organización es susceptible de beneficiarse de la automatización. El inconveniente surge cuando debemos decidir cuál de esos procesos críticos debe automatizarse primero o, en el caso de que se consideren todos críticos, cómo abordar la situación.

La decisión de qué automatizar y cómo hacerlo debe basarse en un estudio profundo de las necesidades reales que se tienen. Es decir, es realmente prioritario sustituir de forma casi inmediata gran parte de los procesos por un sistema de software? Conocemos claramente lo que esperamos de esa automatización?

Incursionar en un proceso de automatización total requiere una revisión exhaustiva de las necesidades a fin de estar en la capacidad de definir satisfactoriamente lo que se desea. Adicionalmente, debe llevarse a cabo una comparación de los costos que esto implicaría: nos conviene ir poco a poco, adquirir un sistema que cubra nuestras necesidades principales y adaptarnos nosotros a ellas o desarrollar una aplicación a la medida que responda a cabalidad con nuestros requerimientos.

A la hora de la verdad, nuestra recomendación es NO automatizar todo. No debemos pretender resolver todo de una vez, debemos hacerlo poco a poco. Iniciando por el proceso que sea más crítico y tener bien claro las necesidades. Por lo general, los usuarios no están suficientemente claros en lo que quieren, y los requerimientos cambian a medida que pasa el tiempo, es por ello que es preferible desarrollar o implantar una funcionalidad básica y dejar que el usuario use el sistema y así con el tiempo se van descubriendo y satisfaciendo el resto de las necesidades.

Desarrollar o Implantar una solución existente?

Esta es una pregunta muy frecuente que nos hacemos cada vez que tomamos la decisión de automatizar. Lo primero que debemos revisar son los costos de implantar y adaptar versus los beneficios del nuevo desarrollo de sistema. Otro punto importante es preguntarse si hay una solución disponible que se pueda configurar y adaptar a sus necesidades, si esa solución no existe o no cubre una parte importante de los requerimientos nace la necesidad del desarrollo de software.

El desarrollo de software ha crecido en los últimos años, las nuevas tecnologías, internet y la velocidad de los mercados amplían la complejidad del desarrollo de software. Cada día se requieren más y mejores programas (software) para mantener o elevar la competitividad, bajar los costos, aumentar las ventas, aumentar la productividad y contar con la información a tiempo para la toma de decisiones.

Sin embargo, es muy fácil caer en la “trampa del desarrollo de software”, comúnmente un desarrollo siempre termina siendo más complejo de lo imaginado inicialmente y cuando nos damos cuenta, el desarrollo supera lo presupuestado, no se entrega a tiempo y cuando finalmente se entrega, se descubre que no era lo que se quería, que no se definieron correctamente los requerimientos y que las condiciones que dieron pie al desarrollo ya cambiaron o no existen.

Desarrollo de software a su medida y sus necesidades, no es fácil, es más complejo de lo que parece…las estadísticas de los proyectos de desarrollo de software son alarmantes, menos de 20% de los proyectos se completan en los costos, plazos, alcance y nivel de calidad deseados. The Standish Group dice que el 31.1% de los proyectos son
cancelados antes de ser completados, el 52.7% sobrepasan un 189% del costo original estimado y sólo el 16.2% de los proyectos son entregados dentro del costo y el tiempo estimado.

Hay muchas preocupaciones dentro de un proceso de desarrollo de software y podría fracasar si no satisface, al menos alguno de los siguientes aspectos: Funcionalidad completa, Fecha estimada de entrega, Presupuesto.

Cuando una empresa no especializada en Desarrollo de Software, decide iniciar un proceso de desarrollo propio, son más las desventajas que las ventajas. Por lo general, las ventajas vienen dadas por el conocimiento el “Know how” que adquiere el personal durante el desarrollo, la facilidad de integración con sistemas propios existentes y adaptación a los procesos, pero como desventajas, encontramos la falta de una metodología adecuada para ese tipo de proyectos, sobreestimación de la capacidad de desarrollo del equipo interno, desconocimiento de las últimas tecnologías y alternativas de arquitecturas existentes, falta de documentación, escasa portabilidad y la falta de un seguimiento formal de proyectos, entre otros.

Si por el contrario, se selecciona una empresa especializada en Tecnología pero sin una metodología adecuada y bien implementada para el proceso de desarrollo de software, también puede fracasar. Una falla al iniciar el proceso con un problema mal planteado, origina una especificación incorrecta, un diseño inadecuado y una implementación errónea y muy costosa. Los errores tienden a propagarse durante el proceso, por eso es muy importante contar con una metodología adecuada para el desarrollo de software que contemple, entre otros, la gestión de la calidad y un proceso basado en modelos, iterativo e incremental con el cual se produzcan versiones del sistema en periodos muy cortos (pocas funciones a la vez), facilitando la comprensión temprana del sistema y permitiendo ajustes en el momento adecuado y no al final, evitando así un desvío irrecuperable y minimizando el impacto en los costos.

Por último y para concluir es muy importante tener claras las necesidades reales y cuáles son los objetivos y beneficios de una automatización, a fin de poder orientar los esfuerzos en dicha dirección y así evitar que los recursos y los esfuerzos, se dispersen en el intento, y por otro lado, también resulta de vital importancia contar con una empresa de Tecnología de Información que garantice la utilización de metodologías adecuadas para el desarrollo de software.

FERDINANDO SOARES

 

 

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