Contenido

Introducción

Conceptos generales

Procesos

Unidad Administradora Central (UAC)

Unidades Administradoras Desconcentradas (UAD)

Introducción

Un fondo en anticipo es la figura que se utiliza para manejar los pagos de algunos conceptos que serán realizados por las unidades administradoras, mediante la emisión de cheques a los beneficiarios, de acuerdo a los lineamientos del sistema SIGECOF.

El manejo de fondos en anticipo para la "Unidad Administradora Central" (UAC), requiere los módulos de Presupuesto, Ordenación de Pago y Tesorería, para la emisión de los cheques correspondientes.

En el caso Para el caso de las "Unidades Administradoras Desconcentradas" (UAD), las cuales emiten los cheques en forma independiente, se utiliza básicamente el módulo de "Fondos Delegados", el cual permite llevar un control detallado de los gastos a nivel de cada comprobante.

Conceptos generales

Los fondos en anticipo son conceptualmente equivalentes a una caja chica, en el sentido que la unidad administradora recibe un monto inicial de apertura, se emiten cheques contra ese fondo y regularmente se solicitan reposiciones para regresar al monto de apertura.

En el caso de las UAD, el registro presupuestario de los gastos realizados se hace con la reposición, de forma que estos gastos se registran como comprometiendo, causando y pagando de una vez, cuando se procesa la reposición en presupuesto.

Sin embargo, en el caso de la UAC, como tiene a su disposición todos los módulos del sistema, es posible ir registrando los compromisos en la medida en que se realizan, sin necesidad de tener que esperar a la reposición del fondo en anticipo para registrarlos.

Esta forma de trabajo tiene la gran ventaja que permite controlar la disponibilidad presupuestaria día a día con cada compromiso, en vez de hacerlo en los grandes lotes que representan las reposiciones de las UAD.

Como el punto principal de control para el fondo en anticipo en la UAC es la autorización del pago, la mayor parte del manejo de fondo se realiza en el módulo de "Ordenación de Pagos".  

Así, el módulo de "Ordenación de Pagos" debe generar solicitudes que se envían al módulo de Tesorería para la emisión de los cheques correspondientes.

Por otro lado, también se utiliza el módulo de "Ordenación de Pagos" para registrar la emisión de órdenes de pago contra el Tesoro, con las cuales se solicitan las aperturas y reposiciones de los fondos.

En el caso de los fondos en anticipo para las UAD, el punto principal de control es el módulo de Fondos Delegados.

La unidad administradora tiene una serie de documentos por pagar, algunos sólo se pueden pagar por órdenes de pago de TN, para otros, existe la posibilidad de pagarlos o por órdenes de pago de TN o por tesorería.

Son sólo las O/P que se pagan por tesorería las que afectan al fondo en anticipo.

Si se define en la clase de O/P cual es de fondos en anticipo, esto serviría para identificar los pagos aprobados.

Para identificar los pagos pendientes, se buscan todos los documentos a pagar que están asociados a clases de O/P de fondos en anticipo.

Para identificar a cual unidad administradora pertenecen los documentos a pagar, se utiliza el centro de costos del documento.

Procesos

A continuación se presenta la descripción de los procesos principales relacionados con el manejo de los fondos en anticipo, se diferencia el manejo de los fondos por tipo de unidad administradora, ya que, aunque son parecidos conceptualmente, existen algunas diferencias en los detalles, estar basadas en módulos diferentes.

Dada la naturaleza configurable del sistema, eventualmente es posible que existan varias formas de obtener resultados iguales o equivalentes, por ello, cuando es necesario, se hace referencia a la configuración típica utilizada en cada proceso.

Unidad Administradora Central (UAC)

Proceso

Descripción

Crear fondo en anticipo

Creación de la reserva para los fondos en anticipo y emisión de la orden de pago de Tesorería Nacional para creación del fondo.

Registrar gastos contra el fondo en anticipo

Registro de cada comprobante de gastos y emisión de la solicitud de cheques para el módulo de Tesorería.

Generar reposición de gastos

Creación de la reposición por los gastos realizados a través del fondo y emisión de orden de pago de Tesorería Nacional para reposición de los fondos.

Generar relación final de gastos

Creación de una relación de gastos realizados, que no requiere reposición de fondos, tal como ocurre al final del ejercicio.

Emitir cheque de reintegro

Preparación de una solicitud para emisión de un cheque por el remanente del fondo para su reintegro al Tesoro.

Cerrar fondo

Cierre de un fondo cuando fue reintegrado el remanente al Tesoro.

Unidades Administradoras Desconcentradas (UAD)

Proceso

Crear fondo en anticipo

Registrar gastos contra el fondo en anticipo

Generar reposición de gastos

Generar relación final de gastos

Emitir cheque de reintegro

Cerrar fondo

 

Proceso

Descripción

Crear Fondo en anticipo

  1. El usuario recibe o crea un documento a pagar, con el centro de costos de la unidad administradora correspondiente.

  2. El usuario prepara una O/P cuya clase esté configurada como "Crea fondo en anticipo".  El centro de costo de la O/P debe corresponder a la unidad administradora del fondo en anticipo.

  3. El usuario asocia el documento a pagar a la O/P recién creada.

  4. El usuario procesa la O/P hasta aprobación.

  5. En el momento de aprobar la O/P se crea el fondo para la unidad administradora, por el monto indicado en la O/P.

Registrar gastos contra el fondo en anticipo

  1. El usuario recibe o crea un documento a pagar, con el centro de costos de alguna unidad ejecutora.

  2. El usuario prepara una O/P cuya clase esté configurada con efecto "Ejecuta fondo en anticipo".

  3. El usuario asocia el documento a pagar a la O/P recién creada.

  4. El usuario procesa la O/P hasta aprobación.

  5. En el momento de aprobar la O/P, queda afectado el fondo en anticipo correspondiente.

  6. Antes de aprobar una O/P que afecta un fondo en anticipo, el sistema valida

Generar reposición del fondo

  1. El usuario selecciona el fondo en anticipo en la pantalla de "Fondos en anticipo" y pulsa el botón "Reposiciones".

  2. En la pantalla de "Reposiciones del fondo en anticipo", donde se muestran las todas las reposiciones del fondo, el usuario incluye una nueva reposición.

  3. Se presenta la ficha "Reposición de fondo en anticipo", inicialmente sin ningún pago asociado.

  4. El usuario pulsa el botón "Incluir pagos" y se pide una fecha para incorporarlos.  

  5. El sistema asocia a la reposición todos los pagos (O/P) que pertenecen a ese fondo en anticipo que no han sido incluidos en otra relación.

  6. En la pantalla "Reposición de fondo en anticipo", el usuario pulsa el botón "Generar reposición".  El sistema crea un documento manual y una O/P correspondiente a la reposición del fondo.

  7. El usuario procesa la O/P hasta la aprobación.

  8. Al aprobar la O/P se aumenta el monto disponible del fondo, lo cual permitirá procesar nuevos pagos por el fondo en anticipo.